Optymalizacja procesów biznesowych krok po kroku

Optymalizacja procesów biznesowychProwadzisz firmę? Sprawdź co warto usprawnić w swoim przedsiębiorstwie.

Optymalizacja procesów to bardzo ważny element w każdym przedsiębiorstwie, dzięki rozwoju technologii możemy usprawnić pracę pracowników i wykonywanych przez nich czynności. W każdej firmie istnieje szereg procedur, które należy wykonać. Podczas optymalizacji cały proces jest dokładnie analizowany pod kątem wydajności, a następnie krok po kroku optymalizowany w celu lepszego wykonywania pracy. Co możemy optymalizować w przedsiębiorstwie? Procesy biznesowe, procesy produkcyjne czy procesy kadrowe.

Optymalizacja - wyznaczanie celów

Przed przystąpieniem do optymalizacji musimy wyznaczyć cele jakie chcemy zrealizować, jak również dobrze poznać organizację w której pracujemy. Musimy mieć starannie przygotowane dokumenty firmy, jak również poznać zasady działania od środka poprzez środowisko pracownicze. W celu bezstronności, firmy chętnie zatrudniają do tego procesu zewnętrzne firmy zajmujące się "outsourcingiem" optymalizacji procesów biznesowych. Taki wybór daje możliwość na poznanie faktów niewidocznych na pierwszy rzut oka dla obecnych pracowników firmy.

Cele projektu optymalizacji procesów powinien określić zlecający, poprzez określenie na czym najbardziej mu zależy np. zwiększenie efektywności wydawania dokumentów, planowanie organizacyjne. Podczas pracy nad optymalizacją procesów, jest wykonywana analiza firmy poprzez wywiad z pracownikami i kadrą zarządzającą w firmie. Ten proces trwa najczęściej do 3 dni roboczych. Bardzo skuteczną i popularną metodą analizy stanu firmy jest koncepcja PoC (Proof of Concept).

Optymalizacja procesów biznesowych krok po kroku

Optymalizacja procesów to bardzo złożony i długotrwały proces, który może trwać nawet do 2-3 lat w przypadku dużych korporacji.

  • Krok 1 - optymalizacja wszystkich istotnych dla przedsiębiorstwa stanowisk, wywiad i opracowanie rekomendacji na podstawie zebranych informacji. Ten proces optymalizacji trwa najczęściej od 1 miesiąca do nawet 4 miesięcy.
  • Krok 2 - optymalizacja procesów- zebranie wywiadu na wykonywane czynności przez pracowników i opracowanie rekomendacji mających na celu przyśpieszenie i ułatwienie pracy. Proces trwa od 6 do 10 miesięcy.
  • Krok 3 - Po zebraniu kompletnych informacji i dogłębnego poznaniu mechanizmów działania firmy, wdrażane są zmiany, fazy testów i wdrożenie nowych systemów i narzędzi takich jak CRM. Czy ustawienie odpowiedzialności za dane czynności wewnątrz organizacji. Okres trwa do 12 miesięcy
  • Krok 4 - Automatyzacja procesów, polega na przyśpieszeniu działań i automatyzację wszędzie tam gdzie to możliwe. Okres trwa nawet do 2 lat, w przypadku wdrożeń dużych systemów CRM, systemów operacyjnych czy sieci serwerowych.

Rozwiązania PoC

Jest to jedna z najbardziej popularnych form analizy wykorzystywana za granicą, obecnie w Polsce proces dopiero raczkuje. Proces PoC jest bardziej złożoną formą analizy ASIS czy TOBE. Warto, dodać aby projekt PoC był skuteczny należy zatrudnić zewnętrznego dostawcę, dla zachowania bezstronności procesu. Proces ma na celu optymalizację procesów w przedsiębiorstwie poprzez dogłębną analizę posiadanego stanu rzeczy (technologii) jak również badanego materiału.

Podsumowanie

Optymalizacja procesów biznesowych, produkcyjnych to bardzo przydatna rzecz w każdym przedsiębiorstwie. Dzięki nim możemy usunąć nieefektywne czynności i poprawić efektywność naszych pracowników do określonego poziomu. Analiza, usprawnienie procesów to zdecydowanie temat warty zainteresowania.

Artykuł został przygotowany przez firmę bf4business.eu specjalizującej się w optymalizacji procesów biznesowych i obróbce CNC.

Komentarze